Legalizacja dokumentów

Legalizacja Dokumentów

 

14 sierpnia 2005 r. weszła w życie w stosunku do RP Konwencja Haska z dnia 15 października 1961r., ratyfikowana przez Prezydenta RP w dniu 15 października 2004 r., znosząca wymóg legalizacji dyplomatycznej i konsularnej zagranicznych dokumentów urzędowych. W związku z tym od dnia 16 sierpnia 2005 Konsulat zaprzestał dokonywania legalizacji dokumentów określonych w Konwencji.

Na podstawie Konwencji zwolnione z legalizacji w przedstawicielstwach konsularnych są:

  • dokumenty sądowe, komornicze,
  • dokumenty administracyjne,
  • aktów notarialnych;
  • dokumenty prywatne podpisanych przez strony, a następnie poświadczone urzędowo.

Akty i dokumenty stanu cywilnego, zdolności prawnej lub sytuacji rodzinnej osób fizycznych, ich obywatelstwa, miejsc zamieszkania lub pobytu, niezależnie od celu użycia, oraz wszelkie inne akty i dokumenty, jeśli są wystawione w związku z zawieraniem związku małżeńskiego lub sporządzeniem aktu stanu cywilnego, są zwolnione z legalizacji na podstawie Konwencji w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów (Dz.U. z dnia 27 sierpnia 2003), sporządzonej w Atenach dnia 15 września 1977 roku, która weszła w życie w Polsce 1 czerwca 2003 roku, a której to Konwencji Włochy są stroną od 23 stycznia 1982 roku, pod warunkiem, że są datowane i noszą podpis oraz pieczęć lub stempel władz Państwa, które je wydało.

W miejsce legalizacji zostaną wprowadzone jednolite poświadczenia zwane „Apostille", które będą dołączane do dokumentu lub umieszczane na samym dokumencie. Dokument tak poświadczony może być bezpośrednio przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom odpowiednio: polskim i włoskim, z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne.

Zniesienie wymogu legalizacji nie dotyczy dokumentów administracyjnych, dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. Dokumenty te wymagają w dalszym ciągu legalizacji przez Konsulat.

Instytucja uprawniona do wydawania „Apostille" w odniesieniu do dokumentów polskich jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie.

 

We Włoszech „Apostille" wydają:

  • Prokuratura Republiki (Procura della Repubblica) w odniesieniu do dokumentów sadowych, komorniczych i notarialnych
  • Prefektura (Prefettura) w przypadku dokumentów administracyjnych, prywatnych i dokumentów wystawianych przez Izby Handlowe (Camera di Commercio). W prowincjach autonomicznych Bolzano i Trento funkcje prefektury wykonują Komisariaty Rządu (Commissariato del Governo), natomiast w prowincji Aosta - Urząd Regionu (Presidenza della Regione).

Tekst Konwencji w kilku wersjach językowych oraz pełna lista Państw-Stron dostępna jest na stronie internetowej Haskiej Konwencji Prawa Prywatnego http://www.hcch.nl/.